BẢNG CƠ CẤU TỔ CHỨC

Tổ công tác tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh

1. Tổ Công tác hành chính và phục vụ phòng đọc tài liệu

a) Vị trí, chức năng

Thực hiện công tác hành chính, quản trị, tổ chức cán bộ, biên chế, kế toán, tài chính, quản trị cơ quan.

b) Nhiệm vụ, quyền hạn

- Theo dõi, thực hiện thông tin, tổng hợp; điều phối việc thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác và các hoạt động chung của Trung tâm.

- Giúp Giám đốc xây dựng các báo cáo định kỳ, chuyên đề và đột xuất của Trung tâm.

- Giúp việc cho Lãnh đạo Trung tâm.

- Thường trực Hội đồng thi đua – khen thưởng của Trung tâm, giúp Giám đốc quản lý thống nhất công tác thi đua – khen thưởng của Trung tâm.

- Giúp Giám đốc tổ chức xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan Trung tâm.

- Tổ chức các cuộc họp giao ban trong cơ quan, các hội nghị sơ kết, tổng kết năm của Trung tâm; tổ chức các hội nghị chuyên đề của Trung tâm và ghi biên bản, lập và quản lý hồ sơ các hội nghị, cuộc họp.

- Bảo đảm cơ sở vật chất, phương tiện, kỹ thuật cho hoạt động của cơ quan; tổ chức lễ tân, đảm bảo vệ sinh, cảnh quan môi trường trong cơ quan Trung tâm, bảo vệ an toàn, phòng cháy, chữa cháy, phòng chống bão lụt, đảm bảo kỹ luật lao động, trật tự theo nội quy của cơ quan.

- Xây dựng các đề án, dự án về hiện đại hoá công sở và các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của Tổ Công tác hành chính và phục vụ phòng đọc tài liệu.

- Thực hiện một số dịch vụ công trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.

- Quản lý về tổ chức, biên chế, tài sản, kinh phí của Trung tâm theo quy định của pháp luật và phân công của Giám đốc.

- Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng các tiến bộ khoa học; xây dựng, quản trị hệ thống thông tin, lưu trữ, hệ thống mạng máy tính và thực hiện các nhiệm vụ cải cách hành chính của Trung tâm.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.

c) Cơ cấu bộ máy, biên chế

Tổ Công tác hành chính và phục vụ phòng đọc tài liệu bố trí sắp xếp như sau:

+ Tổ trưởng: Phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Trung tâm về toàn bộ hoạt động của Phòng Hành chính – Quản trị; trực tiếp theo dõi tổ chức bộ máy, nhân sự; công tác thi đua, khen thưởng; tài chính cơ quan.

+ Tổ phó: Phụ trách công tác hành chính, quản trị công sở; vận hành, duy tu, bảo trì hệ thống phòng cháy chữa cháy và các trang thiết bị kỹ thuật; công tác phòng gian, bảo mật; thiên tai bão lụt…

+ Chuyên viên: Tham mưu xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của Trung tâm; thực hiện công tác quản trị công sở, hành chính, văn thư, lưu trữ và thủ quỹ của đơn vị.

+ Kế toán: Tham mưu thực hiện công tác kế toán, tài chính; xây dựng dự toán và phân bổ dự toán nguồn kinh phí của đơn vị hàng năm; thực hiện thu, chi các nguồn tài chính của đơn vị; thực hiện chế độ chính sách, tiền lương viên chức, người lao động Trung tâm.

+ Vị trí nhân viên (bảo vệ, phục vụ): Thực hiện nhiệm vụ bảo vệ và đảm bảo an ninh trật tự, an toàn công tác phòng cháy, chữa cháy, phòng chống bão, lụt; phục vụ nước uống các cuộc họp, hội nghị và các hoạt động của đơn vị; vệ sinh hành lang, nhà vệ sinh, khuôn viên, nhà làm việc của Trung tâm và Kho lưu trữ lịch sử.

2. Tổ Công tác nghiệp vụ lưu trữ

a) Vị trí, chức năng

Tổ Công tác nghiệp vụ lưu trữ là tổ chức sự nghiệp trực thuộc Trung tâm Lưu trữ Lịch sử thành phố Hồ Chí Minh, có chức năng lưu trữ lịch sử: Chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức địa phương và cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu của thành phố Hồ Chí Minh theo quy định của pháp luật.

b) Nhiệm vụ, quyền hạn

- Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu, tư liệu lưu trữ.

- Lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ quý, hiếm (ở dạng số hoá) theo quy định phân cấp của Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Lịch sử.

- Tu bổ, phục chế tài liệu, tư liệu lưu trữ bị hư hỏng của Trung tâm theo quy định phân cấp. Xây dựng và quản lý hệ công cụ thống kê, tra cứu tài liệu, tư liệu lưu trữ.

- Thực hiện các hình thức tổ chức khai thác, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, sử dụng tài liệu, tư liệu bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử.

- Thực hiện nghiên cứu khoa học, ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ vào thực tiễn công tác của Trung tâm.

- Thực hiện một số dịch vụ công về lưu trữ theo quy định của pháp luật.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Trung tâm giao.

c) Cơ cấu bộ máy, biên chế

Tổ Công tác nghiệp vụ lưu trữ, cụ thể bố trí như sau:

+ Tổ trưởng: Thực hiện quản lý chung, trực tiếp theo dõi công tác nghiệp vụ lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ.

+ Tổ phó: Tham mưu giúp Trưởng phòng theo từng lĩnh vực công tác về nghiệp vụ lưu trữ và các hoạt động dịch vụ lưu trữ.

+ Vị trí viên chức thực hiện các nhiệm vụ: khai thác, sử dụng tài liệu tại phòng đọc; thực hiện tu bổ, phục chế, lập bản sao bảo hiểm tài liệu bị rách, thủng, hư hỏng; thực hiện số hóa tài liệu và theo dõi việc thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ.

3. Tổ Công tác dịch vụ lưu trữ

a) Vị trí, chức năng

Tổ Công tác dịch vụ lưu trữ là tổ chức sự nghiệp trực thuộc Trung tâm Lưu trữ Lịch sử thành phố Hồ Chí Minh, có chức năng lưu trữ lịch sử: Sưu tầm, thu thập của các cơ quan, tổ chức địa phương và cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu của thành phố Hồ Chí Minh theo quy định của pháp luật.

b) Nhiệm vụ, quyền hạn

- Sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu, tư liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức và cá nhân theo thẩm quyền được giao.

- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, tư liệu, thống kê, lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm.

- Thực hiện một số dịch vụ công về lưu trữ theo quy định của pháp luật.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Trung tâm giao.

c) Cơ cấu bộ máy, biên chế

Tổ Công tác dịch vụ lưu trữ, cụ thể bố trí như sau:

+ Tổ trưởng: Thực hiện quản lý chung, trực tiếp theo dõi công tác nghiệp vụ lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ.

+ Tổ phó: Tham mưu giúp Trưởng phòng theo từng lĩnh vực công tác về nghiệp vụ lưu trữ và các hoạt động dịch vụ lưu trữ.

+ Vị trí viên chức thực hiện các nhiệm vụ: Hướng dẫn, thu thập hồ sơ, tài liệu, thực hiện chỉnh lý, nâng cấp tài liệu của các phông lưu trữ lịch sử tỉnh; tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử, tài liệu lưu trữ quý, hiếm; thực hiện các biện pháp khoa học – kỹ thuật bảo quản an toàn tài liệu.